Les Directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE et DIECCTE) et les services régionaux de contrôle (SRC) sont notamment chargés de garantir le respect de la réglementation et de la bonne utilisation des fonds de la formation professionnelle.
En 2015, dans le cadre de leurs missions, ils ont ainsi effectué 1321 contrôles dans les entreprises, les organismes de formation et les CFA. Cela a donné lieu à 193 décisions préfectorales appelant des corrections financières d’un montant de 6,4 millions d’euros*.
En 2017, en application du décret du 30/06/2015 dit « qualité », les financeurs voient, de leur côté, leurs missions de contrôle étendues dont la conséquence pour les entreprises et les organismes de formation pourrait être le refus de prise en charge financière des formations.
Entre les sanctions financières d’un côté, et les nouvelles conditions d’accès aux financements de l’autre, faisons un tour d’horizon des points de vigilance sur lesquels votre attention est appelée en tant que professionnel des RH (entreprise), de la formation (prestataire) ou même… en tant que financeur (OPCA…).
Prestataires de formation : vos points de vigilance
Les principaux dysfonctionnements constatés en 2015 chez les prestataires de formation ont, selon les services régionaux de contrôle*, porté sur l’absence de règlement intérieur ou un règlement intérieur non conforme. Même si ce document est « revenu sur la table » à l’occasion des débats et réunions de travail institutionnelles dans le cadre du décret qualité, on constatera, simplement par l’observation, qu’une certification ou label inscrit sur la liste du CNEFOP ne garantit pas forcément le respect de la réglementation. Ainsi, même si un système d’évaluation à froid est fièrement proposé par un prestataire de formation engagé dans une démarche qualité, il doit avant tout développer ses processus sur un socle d’obligations légales conforme. Et l’on observe que ce n’est pas toujours garanti.
La publicité non conforme arrive en 2ème place dans la liste des dysfonctionnements sanctionnés. Il convient d’éviter les publicités trompeuses pour les prospects apprenants, logiquement non-initiés au droit de la formation, et encore moins au numéro d’activité qui, rappelons-le, n’est pas un numéro d’agrément.
Ainsi, si vous en faites mention dans votre publicité, indiquez « Enregistré sous le n°… Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’Etat ». Ce genre de malentendu ne passe pas pour les contrôleurs et en plus, il est visible de tous.
Dans la liste des autres dysfonctionnements coûteux, on citera l’absence de comptabilité séparée, des dépenses non justifiées ou sans lien avec l’activité, l’absence des attestations de fin de formation, une information des stagiaires non respectée. Sur ce point, je vous renvoie aux deux premiers critères du décret qualité et leur traduction dans les indicateurs du référentiel qualité des financeurs, sinon vous les trouverez sur le site Qualif.fr.
Professionnels des RH : quels dysfonctionnements fréquemment constatés ?
Du côté des employeurs, en tête de liste des dysfonctionnements qui ont été sanctionnés on trouve l’absence de versement obligatoire auprès des OPCA. Donc, pour rappel, l’instauration de la contribution unique implique un versement de 1% de la masse salariale avant le 28 février pour les entreprises de 11 salariés et plus (changement de seuil applicable en 2017 avec la loi travail), et de 0,55% de la masse salariale pour les entreprises de moins de 11 salariés.
Ensuite, parmi les autres problèmes constatés dans la gestion des formations dans les entreprises, vient l’inexécution d’actions de formation pourtant déclarées.
RRH et RF : soyez vigilants sur la traçabilité de vos actions de formation qu’elles soient confiées à un prestataire externe (même certifié) ou organisées en interne. Ainsi, on rappellera que dans le cadre des obligations liées à la mise en œuvre des entretiens professionnels, il est attendu que tous les salariés présents au 7/03/2014 bénéficient d’au moins une action de formation, au sens juridique du terme, d’ici le 7/03/2020 (sinon offrez à vos salariés une augmentation salariale ou professionnelle et l’accès à une certification par la formation ou la VAE).
Dans le cas contraire, l’entreprise, en particulier celle de 50 salariés et plus, s’expose à des sanctions financières de l’ordre de 3000 euros par salarié à temps plein et 3900 euros par salarié à temps partiel. Pour ceux qui n’ont pas encore mis en œuvre les entretiens professionnels, je les renvoie à l’arrêt de la chambre sociale de la Cour de Cassation du 6/07/2016 qui a sanctionné une entreprise et l’a contrainte à payer des dommages et intérêts à sa collaboratrice qu’elle avait privé d’entretien professionnel bien qu’elle lui avait proposé un entretien annuel et des formations. En conséquence, le juge sait clairement faire la différence entre l’entretien individuel annuel de l’entretien professionnel (biennal) qui présente un caractère obligatoire.
Si vous ne pouvez, au service RH, mener les entretiens professionnels ou les confier aux managers (tout aussi surchargés), pensez à les externaliser en les confiant à une expertise externe. Vous trouverez sur Qualif.fr une méthodologie en 4 points et un support externe qui a fait ses preuves. Le retour sur investissement est garanti compte tenu du poids que pèse un tel risque financier.
Parmi les autres dysfonctionnements constatés, des dépenses non justifiées ou encore une consultation du CE non conforme. Là encore, on observe les conséquences concrètes de la loi du 5 mars 2014 dont la contrepartie de l’allégement fiscal (plus d’imputabilité, plus de 2483…) est le renforcement des obligations sociales (indicateurs BDES, obligation de former, entretien professionnel…).
Les OPCA, sous le collimateur des services de contrôle
La loi du 5/03/2014 et le décret qualité renforçant les missions de contrôle des financeurs exposent ces derniers à davantage de contrôles. Ainsi, ce sont les démarches internes d’évaluation, comme le référencement OPCA-OPACIF-FONGECIF, mises en place par les organismes financeurs qui seront observées mais également leur application concrète par ces derniers.
Le data dock dans lequel les prestataires de formation, certifiés et non certifiés, seront invités à s’enregistrer début janvier propose que le référencement par un OPCA soit validé par l’ensemble d’entre eux. Techniquement, cette base commune inter-financeurs est une excellente initiative portée par un souci louable de simplification administrative à l’intention de tous les organismes de formation.
Néanmoins, cette approche pose 2 questions : est-ce que les OPCA les plus gros assureront seuls la majorité des contrôles, sur pièces ou sur site, des prestataires de formation pour le compte de l’ensemble de leurs pairs ? En principe, l’arithmétique élémentaire devrait confirmer cette thèse. Auquel cas, ces « gros financeurs », donc plus exposés, ou ceux qui en premier référenceront un prestataire seront-ils les seuls à assumer la responsabilité d’un référencement non conforme au décret qualité, en cas de contrôle par les services de l’Etat ? En effet, les autres financeurs qui inscriraient sur leur catalogue de référencement un prestataire du data dock se reposeraient alors confortablement sur celui qui, en premier, l’a référencé.
Pour se protéger, la première option à disposition des financeurs serait alors que chacun de son côté élève le niveau d’exigence vis-à-vis du prestataire (par la demande de pièces complémentaires, un 2ème contrôle sur site…) avant inscription sur son propre catalogue de référencement… alors que ce même prestataire a été enregistré sur le data dock et déjà référencé. Ces nouvelles exigences risqueraient de nuire au principe du référentiel commun partagé par tous.
La seconde option pourrait consister en un système de management de la qualité inter-financeurs avec une gouvernance offrant une démarche d’amélioration continue commune allant au-delà de la simple mise à disposition d’une base de données commune.
Les prestataires dont la certification est inscrite sur la liste du CNEFOP n’étant peut-être pas exempts d’une non-conformité aux dispositions légales en vigueur, les OPCA, les FONGECIF mais également l’Etat, les Régions, l’Agefiph et Pôle Emploi ont devant eux un travail colossal lorsqu’ils financeront des formations. En effet, c’est par les prestataires qui auront bénéficié de ces financements, en particulier sur les fonds de la professionnalisation mais également au titre du congé individuel de formation, que les contrôles des DIRECCTE et SRC seront effectués afin de vérifier de leur capacité à assurer des formations de qualité.
Agissez dès maintenant et servez-vous sur Qualif.fr
Pour faire le point sur vos pratiques, tant sur le plan législatif qu’au regard du décret qualité, commencez d’abord par passer l’auto-diagnostic de Qualif.fr
Il est gratuit, sécurisé**, anonyme et vous préparera en plus au référencement des financeurs. Ainsi, professionnels de la formation et des RH, vous n’avez plus d’excuse pour vous préparer au référencement des OPCA dans leur fameux « Data Dock ».
S’agissant des non-conformités citées dans cet article et fréquemment constatées en 2015 dans les entreprises (pour vos formations internes) ou chez les prestataires de formation, téléchargez ici les documents ou éléments de preuve qui vous font défaut ou qui pourraient être améliorés : modele_reglement_interieur, tableaux-plan-comptable, attestation-de-fin-de-formation_type, programme de formation type ( à venir).
Confrontez-les à vos documents actuels ou intégrez-les proprement dans vos processus internes. Ils seront plus efficaces dans la gestion de vos actions et plus simples à présenter en cas de contrôle.
Bonne réussite dans votre démarche d’amélioration continue.
Merci de votre intérêt pour Qualif.fr
*Source : Données issues du Jaune budgétaire du Projet de loi de finance 2017
** Création préalable d’un compte dans l’espace prestataire de formation
