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Idée reçue n° 4 : « la démarche de certification qualité c’est de la paperasse »

Toute démarche de certification passe par l’audit des processus de la structure qui composent son système de management de la qualité. Pour en appréhender le fonctionnement l’auditeur va demander à consulter un certain nombre de preuves constituées d’informations documentées (Règlement intérieur, CGV, fiches programme, scenarios pédagogiques, propositions commerciales…) et d’enregistrements (contrats et conventions remplis et signés, devis ou bons de commande, factures, feuilles d’émargement, attestations de réalisation…). Tous ces documents existent déjà en dehors de la démarche de certification qualité puisque leur existence est liée aux pratiques et exigences d’une activité de prestation de service en général, de prestation d’actions de développement des compétences en particulier.

Ce n’est donc pas la certification qualité qui génère la « paperasse », elle est inhérente à l’activité de Prestataire d'Activité concourant au développement des Compétences (PAC).

Par ailleurs, en ce qui concerne les entrepreneurs individuels (Consultant-Formateurs Indépendants), on entend souvent qu’ils ont plus de difficultés à produire certains éléments de preuves requis car ils ne formalisent pas toujours certains processus (échanges téléphoniques ou en face à face avec les parties intéressées, pas toujours accompagnés de trace écrite). De même, comme ils sont seuls et assurent l’ensemble des processus de leur activité, ils n’ont pas besoin de consigner certaines directives car ils se les transmettent… à eux-mêmes. Ils ne partagent pas l’information avec des tiers en interne donc ils n’ont pas besoin de rédiger certains documents. C’est pour cela que l’audit en face à face d’une journée prévu par l’arrêté du 6 juin prend, là encore, tout son sens.

En l’absence d’information documentée sur la mise en œuvre effective et efficiente de certains processus, l’auditeur va mener un entretien d’explicitation amenant l’audité à entrer dans une démarche réflexive pour décrire les processus en question. Ce n’est pas parce qu’un processus n’est pas documenté qu’il n’en est pas moins cohérent, pertinent et pérenne. Et ça, l’auditeur peut tout à fait le valider par l’échange avec l’audité.

Idée reçue n°3 : S’inscrire au Datadock ne sert plus à rien

=> Vrai… et Faux. L’enregistrement au Datadock demeure effectif jusqu’au 31/12/2020. Ceci dit, seuls 6500 PAC sur les 45219 référençables l’ont été en produisant une certification inscrite sur la liste du CNEFOP. Outre le fait que ces 6500 devront faire évoluer leur certificat actuel vers la CNU (comme cela est prévu dans l’arrêté du 6 juin relatif aux modalités d’audit), les plus de 38 000 restants devront effectuer une demande d’audit initial de certification auprès de l’un des certificateurs accrédités sur la base du RNQ avant cette date. Au vu du temps et des moyens à y consacrer, il est plus pertinent et cohérent d’entrer directement dans la démarche de Certification Nationale Unique dès que les noms des certificateurs accréditables par le COFRAC auront été publiés. Il est tout aussi pertinent et cohérent de s’y préparer dès maintenant.

Idée reçue n°2 : le but de la CNU est de réduire le nombre d’organismes de formation
=> Faux. Le but de la CNU est de limiter l’accès aux financements publics et paritaires aux seuls prestataires qui auront démontré qu’ils pouvaient répondre aux exigences du Référentiel National Qualité. C’était déjà la même finalité dans l’esprit de la loi de réforme de mars 2014 et donc du précédent décret qualité des actions de formation du 30 juin 2015.
À titre de comparaison, il y avait au 31/12/2018 45219 PAC référençables sur les 68 930 inscrits au Datadock. Les référençables avaient donc été en mesure de fournir les éléments permettant d’estimer leur capacité à répondre aux critères du décret du 30/06/2015.
Le tiers d’organismes inscrits restant n’en a pas pour autant perdu son enregistrement de déclaration d’activité auprès de la DIRECCTE et peut tout à fait continuer à proposer son offre auprès des commanditaires du marché qui ne font pas appel aux fonds publics et paritaires.

Idée reçue n°1 : le but de la CNU (certification nationale unique) est de faire disparaitre les « petits » au profit des « gros » organismes de formation. Un indépendant ne peut pas se conformer aux exigences du RNQ.
=> Faux. La distinction qui existe actuellement dans les dispositifs dits « Généralistes » inscrits par le CNEFOP entre entreprises individuelles (Consultant-Formateurs Indépendants) et structures collectives (Organismes de Formation) a été supprimée. Par ailleurs, les critères et indicateurs ont été conçus pour être appropriables par toute nature de PAC, y compris par les travailleurs indépendants. Enfin, si la sous-traitance et le portage salarial ont été prévus dans le RNCQ (Référentiel National de la Certification Qualité) c’est aussi parce qu’aujourd’hui la grande majorité des « gros » OF n’ont plus ou très peu de ressources formatives internes. Ils font donc appel aux Indépendants.