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Comme on pouvait s'y attendre, la loi "Avenir professionnel" du 5/09/2018 confirme la place et les enjeux de l'entretien professionnel dans toutes les entreprises. L'obligation de gestion des compétences, notamment dans les entreprises de 50 salariés et plus, est obligatoire.

L'épisode pandémique qui a frappé l'économie française a donné lieu, par le ministère du travail, de la parution de l'ordonnance n°2020-387 du 1er avril 2020. Celle-ci offre un répit aux entreprises qui devaient réaliser l'entretien d'état des lieux, soit le 3ème sur la période de 6 ans, au 7 mars 2020.

L'exercice de l'état des lieux correctifs auquel les entreprises doivent se prêter epeut donc, à l'initiative de l'employeur, être reporté au 31/12/2020. 

L'abondement correctif

Des précisions sont également apportées par le ministère du travail "les abondements au titre des entretiens d’état des lieux réalisés en 2020 ne seront dus qu’à partir du 1^er janvier 2021, dans les cas où les obligations de l’employeur n’auraient pas été respectées".

S'y soustraire, c'est accepter d'acquitter une sanction financière, l'abondement correctif. Et il ne s'agit pas d'espérer de ne pas être contrôlé.

En 2021, vous devrez déclarer que vous n'êtes pas conformité avec vos obligations légales et verser le montant correspondant aux salariés n'ayant soit pas bénéficié de leurs entretiens professionnels ou d'une formation non obligatoire.

L'obligation de résultat dans la gestion des parcours sur 6 ans et la pénalité financière, dans les entreprises de 50 salariés et plus, qui ne respecteraient pas l'échéance du 31décembre 2020 sont maintenues.

La loi pose ainsi 2 critères obligatoires pour être conformité avec l'obligation légale rappelés ci-après :

• Critère 1 : réalisation d'un entretien professionnel biennal pour chaque salarié, soit 3 entretiens sur une période de 6 ans (période du 7 mars 2014 et le 31 décembre 2020),
• Critère 2 : bénéfice d'une action de formation non obligatoire pour chaque salarié. Il convient ici de se référer au nouvel article L. 6321-2  du Code du travail qui définit les formations obligatoires de la manière suivante « Toute action de formation qui conditionne l’exercice d’une activité ou d’une fonction, en application d’une convention internationale ou de dispositions légales et réglementaires »

Sur Qualif.fr, nos consultants sont expérimentés et disposent d'un réel retour d'expérience, dans l'externalisation des entretiens professionnels. Nous nous appuyons sur une méthodologie ajustée dans chaque organisation.

L'entretien professionnel externalisé appelle un savoir-faire rare afin qu'il ne soit pas simplement la réponse à une obligation légale.

Notre méthode éprouvée est toujours adaptée aux organisations que nous rencontrons partout en France. En cas de défaut de résultat, l’employeur devra abonder le CPF de 3000 euros pour un salarié à temps complet et de 3900 euros pour un salarié à temps partiel. Cette sanction financière sera versée par les employeurs en non conformité auprès de la Caisse des Dépôts et Consignations.

Comment est apparue l’externalisation des entretiens professionnels ? Avec une actualité sociale toujours très chargée tant pour les RH que pour les dirigeants de PME et TPE, il n’est pas évident de mener de front ces entretiens professionnels malgré le risque financier élevé. La forte dimension RH de l’entretien professionnel et son cadre légal nécessitent la réalisation de l’entretien sous une forme différente de l’entretien annuel classique.

C’est un exercice nouveau et encore du temps que l'on demande aux managers, eux aussi très mobilisés dans leurs activités au quotidien. C’est dans ce contexte que nous avons été sollicités par des entreprises pour qui nous avons conçu une prestation sur mesure. L’externalisation des entretiens professionnels a sonné comme une évidence, la solution la plus adaptée à leur organisation tant sur le plan technique que sur le plan humain mais dont l’efficience dépend de plusieurs facteurs.

Voici des éléments de notre retour d’expérience et légitimité à intervenir en support de votre management opérationnel ou RH. En quoi consiste l’externalisation des entretiens professionnels ?

La démarche d'externalisation de l'entretien professionnel ne dénature pas l’exercice de la conduite de l’entretien dans l’entreprise, elle l’enrichit par une écoute active doublée de neutralité et l’apport d’une expertise RH. Cela est très appréciée des salariés comme des entreprises.

A votre demande, des témoignages vous seront présentés. Une état des lieux préalable, qui est aussi une étape de conseils, prépare d'abord l’organisation des entretiens en tenant compte de l’existant (processus RH, entretiens annuels déjà réalisés dont le support peut être modifié, apport éventuel d’un support adapté pour l’entretien professionnel, identification des indicateurs clés de pilotage depuis le 7/03/2016, préparation de l’information au CE/DP et aux salariés…)

Ensuite, les entretiens professionnels sont réalisés en face à face ou à distance avec les collaborateurs. Ils sont menés conformément à la loi et de l'organisation de l'entreprise (pas d’évaluation du travail, présentation de la VAE, traitement des projets professionnels exposés ou demandes de formation…). Selon les projets exposés, les entretiens externalisés sont l’occasion de présenter des dispositifs finalement méconnus des salariés (CEP, CPF…) alors qu'ils sont censés accompagner les plus volontaires et acteurs de leur évolution professionnelle. Pour la traçabilité de leur réalisation, les supports d’entretiens sont remis à l’entreprise en version papier et dématérialisée.

Enfin, une restitution orale et une synthèse écrite est remise à l’entreprise sur les suites éventuelles à donner. Quels sont les avantages de l’entretien professionnel externalisé ?

L’entretien professionnel externalisé permet d’abord à l’entreprise d’échapper à des sanctions financières en se conformant à une obligation légale dans le cadre de sa responsabilité employeur tout en apportant à ses collaborateurs une écoute experte sur leurs projets d’évolution professionnelle. Il permet ensuite à la fonction RH de se centrer sur ses nombreuses missions internes, dont les entretiens annuels (organisation et traitement), l’analyse et recueil des besoins du plan de formation, l’alimentation de la BDES, les relations sociales, le recrutement… bref, de faire face à une actualité sociale toujours très chargée qui impacte le quotidien de la fonction.

Cela permet également de décharger les managers d’une mission qu’ils considèrent davantage relever de la fonction RH compte tenu de l’approche et de ce qui doit être abordé dans l’entretien professionnel. Même si la fonction managériale comporte nécessairement une dimension RH, de nombreux sujets susceptibles d’être abordés en entretien professionnel relève de l’expertise RH.

A titre d’illustration, il n’est pas évident qu’un chef de quai dans une entreprise de transport réalise dans les meilleures conditions ses entretiens professionnels avec sa vingtaine de collaborateurs distinctement de l’entretien annuel, en n’oubliant pas de parler de la VAE et en étant capable de répondre aux questions qui lui seraient posées sur le CPF.

Imaginez le retour d’expérience de ce 1er entretien pour le manager et bien sûr ses collaborateurs. Comment se déroule notre mission d’externalisation des entretiens professionnels ? L’externalisation des entretiens professionnels ne se résume pas au seul face à face avec vos collaborateurs sans tenir compte de l’existant. Aussi, notre méthodologie comprend des étapes préalables (si le contexte l'exige) à la période de réalisation des entretiens professionnels mais également après :

1. Stratégie d’entreprise et politique RH Présentation synthétique de l’entretien professionnel, sous différents angles (légal, social, financier, RH) pour intégration dans la politique de l’entreprise (mobilité, gestion des carrières…) et aide à la décision.
2. Préparation de la démarche en support à la fonction RH Support à la fonction RH dans l’organisation préalable de réalisation des entretiens professionnels comme conditions de réussite (prise en compte des processus et supports existants…).
3. Conduite des entretiens professionnels Les entretiens professionnels sont menés en face à face individuel avec les salariés, sur la base d’un forfait d’une heure, et comprennent la formalisation écrite sur support dédié ou apporté.
4. Bilan des entretiens professionnels Cette étape vise à faire le bilan des entretiens professionnels réalisés (part des projets exprimés en interne / en externe, degré de maturation, projection à court/moyen terme…) et de préparer l’étape suivante (réponses aux demandes formulées…).

Le secret de notre savoir-faire

Notre cercle de consultants dispose d’un retour d’expérience riche sur une prestation rare.

Notre expertise est apportée tant sur des plans méthodologique et juridique que sur le plan humain. En effet, au-delà de la loi, de son application et des risques de sanction pour les entreprises, notre valeur ajoutée se situe dans l’écoute, le conseil et la qualité des échanges quel que soit notre interlocuteur et sa fonction (agent d’accueil, comptable, directeur administratif et financier ou DG).

Ainsi, les salariés bénéficient de leur entretien dans les meilleures conditions de réalisation. La réalisation des entretiens professionnels devient alors une marque de reconnaissance de l'employeur très appréciée des salariés. Elle n’est pas seulement l’application d’une obligation légale de l’entreprise réalisée avec l'appui d'un prestataire externe.

Et de notre point de vue, cela fait toute la différence. Services RH, pour toute demande d’information ou découvrez-en simplement davantage par contact@qualif.fr